Diez Consejos de un INprendedor en la Administración Pública

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A raíz de esta entrada en el Blog de la Generalitat he conocido la fantástica recopilación de artículos en forma de libro llamada INprendedores. Definidos como "emprendedores por cuenta ajena" o "emprendedores dentro de una organización", son personas que a base de esfuerzo personal y perseverancia tratan de vencer las barreras de resistencia al cambio inherentes a las organizaciones proponiendo novedades y mejoras.
Por mi parte, comencé como Emprendedor hace ocho años en el mundo de la consultoría tecnológica, y hace tres años me incorporé a la Administración Pública, convirtiéndome en INprendedor. En este tiempo he tenido la ocasión de enfrentarme a muchas de estas barreras, y quería compartir con vosotros algunos consejos que me han permitido sobrevivir en un ecosistema con tanta inercia como la Administración, y llevar a cabo algunos proyectos de envergadura dentro de la organización como el recientemente publicado framework ATLAS.
Los primeros seis consejos son generales a la hora de abordar el proyecto, y los últimos son consejos sobre el equipo de trabajo.

1. Utiliza una Estrategia Bottom-Up

Cuando uno quiere abordar un proyecto, existen dos estrategias. La primera de ellas es una estrategia Top-Down, que implica trasmitir la idea lo más arriba posible en la escala jerárquica de la organización para ganar adeptos, convencerles e involucrarles en ella. Entonces se organiza un comité que se reúne periódicamente, y al cuál la gente acude la primera o como mucho la segunda vez, hasta que la idea acaba muriendo en un ecosistema burocrático. 

La segunda (y en mi experiencia la más recomendada si quieres que el proyecto llegue a buen puerto) es una aproximación Bottom-Up, que puede resumirse en "el movimiento se demuestra andando". Cuando tengas los requisitos mínimos para emprender un proyecto, comienza. Se empieza por pequeñas cosas, desde fuera ya se ve que la gente está trabajando en ello, y si realmente la idea es buena con el tiempo el proyecto va ganando aliados, la bola de nieve va creciendo sola.

Es cierto que el uso de esta esta estrategia puede derivar en trabajo tirado por la borda si el proyecto no prospera, pero como digo en mi experiencia las probabilidades de éxito son mayores si se afronta de esta forma.

2. Piensa en Horizontal

A la hora de abordar un proyecto, piensa en la organización como un todo, trata de generalizar al máximo los componentes y/o procesos que lo componen para que puedan ser utilizados por el mayor número de personas. Para ir de lo genérico a lo concreto siempre hay tiempo (lo difícil es lo contrario), por lo que yo suelo tratar de retrasar las concreciones lo más posible en el tiempo, intentando realizar el proyecto lo más genérico posible mientras los plazos y la ejecución lo permitan.

3. Facilita el trabajo

En proyectos que afectan a varias áreas de la organización, es normal que las áreas menos involucradas/interesadas manifiesten mucha resistencia al cambio, muchas veces porque intuyen que éste les puede suponer un trabajo adicional en el futuro, "salpicarles" de alguna forma. Para maximizar las probabilidades de éxito y asegurarse de que estas áreas no pongan trabas que acaben afectando al proyecto, recomiendo dejarles siempre claro hasta dónde les puede afectar, y facilitarles al máximo su tarea (en muchos proyectos he redactado verdaderos documentos "guia-burros" que describen los procedimientos en muchísimo detalle para trasmitir sensación de seguridad y control del proceso).

4. No olvides el Networking

Cuando aprobé la oposición se nos dio un curso en el que aprendimos la estructura y funcionamiento interno de la organización, durante el cuál se crearon lazos bastante fuertes entre la gente de la promoción. Tres años más tarde seguimos juntándonos todos los meses para charlar y compartir experiencias.

En mi opinión es importante no romper estos lazos y mantener el contacto frecuente con las personas de la organización, independientemente de que estén o no involucrados en tu trabajo del día a día. Hay que estar siempre dispuesto a echar una mano cuando haga falta, a la larga esto redunda en beneficio mutuo (David Bartolomé habla de ello en su artículo en INPrendedores).

5. Pon de tu lado a "los de abajo"

Resulta increíble lo que puede influir en las decisiones de "los de arriba" la opinión de "los de abajo". Me refiero a que cuando una decisión está en la mesa de alguien que tiene el poder de que el proyecto prospere o no, si no tiene la información suficiente para tomar la decisión (lo que suele ser habitual), lo más normal es que pregunte a sus subordinados. Estas preguntas descienden en la jerarquía, hasta el punto de que la impresión que se hace la persona de arriba sobre el proyecto viene de la opinión que tiene alguien muy por debajo en la jerarquía. Por eso recomiendo informar y tratar de implicar a la gente que suele estar más en el día a día de la operativa de la organización, su opinión sobre el proyecto suele "fluir" hacia arriba en la jerarquía.

6. Evangeliza
Siempre que tengo ocasión trato de hablar en persona con la gente, contarle mis proyectos y ambiciones, tratando de compartir ideas e involucrarlos en la medida de los posible. Se trata de expandir tus memes y escuchar los de los demás. Son muy importantes las actividades de difusión. En mi caso, participo activamente en la revista ICM-Conecta, y trato de publicar artículos en el blog siempre que mi tiempo libre me lo permite.

7. Involucra a tu equipo: Apela a los tres espíritus
Si tienes una idea/proyecto y quieres llevarla a cabo, es fundamental que te rodees de un equipo que crea en ella y en el beneficio que ésta puede aportar. Para ello aconsejo fomentar los "tres espíritus" en los miembros del equipo para implicarles al máximo con el proyecto:

• Espíritu de trabajo en equipo: Es muy importante que la gente se sienta parte de algo más global. En este sentido recomiendo no "departamentalizar" demasiado el equipo. Aunque cada miembro tenga funciones específicas, todos los miembros deben estar al corriente a grandes rasgos de lo que están haciendo los otros, y del papel de su parte en el proyecto global. Para ello la mejor herramienta son las reuniones periódicas de comunicación entre todos los miembros del equipo.
• Espíritu del trabajo bien hecho: Una de las mayores recompensas para los buenos profesionales es hacerles sentir orgullosos de su trabajo, tener la sensación de trabajo bien hecho. En mi experiencia este efecto se acentúa mucho más en la Administración, donde otros medios de recompensa como las subidas de sueldo son mucho menos viables que en la empresa privada.
• Espíritu de función pública: Tan arraigado en las personas que trabajamos para la administración, es fundamental saber que el proyecto se hace por el bien común (y no personal), y va a redundar en un beneficio para el ciudadano.

8. Con tu equipo, mejor convincente que autoritario

Es imprescindible ganarse el respeto profesional del equipo, y esto sólo se consigue demostrando día a día, y predicando con el ejemplo. Si se exige un alto nivel de implicación al equipo, uno tiene que ser el primero que lo demuestre. Si se exige transparencia y comunicación, hay que ser el primero en comunicar toda la información relativa al proyecto, en escuchar, y en cambiar de opinión sin orgullo si la ocasión lo requiere.

En última instancia, si al final de una discusión con un miembro del equipo no hay consenso y hay que recurrir a los galones, mejor que lo acabe haciendo por respeto profesional que por miedo.

9. Identifica responsables directos en el equipo de trabajo

En equipos de trabajo relativamente grandes es muy común el que la responsabilidad de las cosas se diluya, de manera que no hay nadie que se sienta responsable final y directo del éxito o fracaso del proyecto. Este efecto se incrementa si hay varias áreas de la organización involucradas. En este sentido, recomiendo identificar responsables directos de cada una de las tareas del proyecto, evitando las frases del estilo "hay que..." y convirtiéndolos en "X persona tiene que...". Es fundamental redactar actas de todas las reuniones, e identificar al final de ellas las tareas que surgen de la reunión, y su responsable directo.

10. Utiliza el Sentido Común

En una lista de consejos para INprendedores no podía faltar el consejo por antonomasia: Utiliza el sentido común en todas tus decisiones. Como comenta Rafael Gil en su artículo "Esto siempre se ha hecho así" en INprendedores, "la curiosidad y el sentido común componen la mejor herramienta de búsqueda de soluciones innovadoras".