La reacción del Senado ante la crisis COVID-19 desde el punto de vista tecnológico

Después de diez días de jornadas laborales interminables, por fin saco un rato para contaros mi experiencia en el Senado en estos días frenéticos que todos estamos viviendo con tanta intensidad.
En primer lugar, quiero dejar claro que escribo esto a título personal, es una forma de desahogarme, una especie de terapia para coger fuerzas y continuar trabajando en estos días que nos esperan, que van a seguir siendo muy agitados.
Y ahora que me he sentado a escribir, no sé ni por dónde empezar… para poneros en contexto, en la última semana hemos logrado, por primera vez en la historia de la institución:

• Celebrar reuniones de la Mesa y la Junta de Portavoces del Senado por videoconferencia.
• Habilitar el teletrabajo para todos los trabajadores de la Cámara cuyo tipo de trabajo lo permitía.
• Celebrar un Pleno en el Senado con una votación telemática de (casi)todos los Senadores/as.
• Habilitar el registro parlamentario telemático para que se puedan presentar todo tipo de iniciativas parlamentarias sin necesidad de acudir físicamente a la Cámara.

En circunstancias normales, lograr cada uno de estos hitos hubiese supuesto meses o incluso años de trabajo, pero la crisis sanitaria causada por el COVID-19 ha impuesto unos plazos mucho menos generosos.
No paro de preguntarme cómo hemos sido capaces de realizar esta “heroicidad tecnológica”, y siempre me viene a la cabeza la misma respuesta: estamos recogiendo los frutos de muchos años de trabajo, muchos años de transformación digital. Como diría Steve Jobs, el futuro se ha encargado de conectar los puntos. Y es que, aunque no éramos conscientes de ello, llevábamos años preparándonos para poder reaccionar de forma ágil a un evento de este tipo… os cuento a continuación por qué creo que hemos podido hacerlo.

¿Cómo hemos podido realizar las reuniones de la Mesa del Senado por videoconferencia?

• Porque desarrollamos la “Mesa sin papeles”: llevamos años trabajando para que las reuniones de la Mesa del Senado se puedan realizar de forma digital, sin necesidad de llevar papeles: toda la documentación se envía en formato electrónico, lo que ha permitido que los miembros de la Mesa pudiesen seguir la reunión sin problema desde sus teléfonos y tabletas, aunque no se encontrasen presentes.
• Porque tenemos centralizado el control de los dispositivos móviles: hace años adquirimos una solución de MDM (Mobile Device Management), lo que nos ha permitido realizar una gestión centralizada de todos los dispositivos móviles, estandarizar su configuración y poder disponer en todos ellos de la aplicación necesaria para realizar la videoconferencia. 
• Porque nos anticipamos a la necesidad: el miércoles 11 vimos que la cosa se estaba poniendo muy seria y decidimos sin que nadie nos lo solicitase comenzar a realizar pruebas de sistemas de video conferencia. Gracias a eso, el jueves 12 pudimos realizar la reunión de la Mesa del Senado con tres de sus miembros en remoto.
• Porque fuimos ágiles aprendimos de nuestros errores: la reunión de la Mesa por videoconferencia del jueves 13 tuvo una calidad aceptable, pero el sistema de audio fue muy improvisado y era necesario hablar muy cerca del micrófono para que se escuchase bien. No estuvo mal como solución improvisada en pocas horas, pero el martes siguiente había una reunión de la Junta de Portavoces con bastante más gente y no podíamos celebrarla por video conferencia con esa calidad de sonido. Así que el jueves 12 por la noche nos pusimos a buscar como locos aparatos de video conferencia. El viernes 13 habíamos seleccionado algunos equipos que nos podrían valer… pero comenzamos a llamar a los distribuidores y estaban agotados en todas partes. Por fin el viernes, después de más de veinte llamadas, y gracias a un “héroe anónimo”, Carlos de un proveedor en Alcorcón, fuimos capaces de que nos enviasen de forma urgente dos equipos de video conferencia que nos llegaron el sábado.

¿Cómo hemos podido habilitar el teletrabajo?

• Porque algunos ya lo habían hecho antes: desde el área de Sistemas de la Dirección TIC ya llevan años obsesionados con la conectividad y la seguridad, habilitando la posibilidad de acceso remoto a sus equipos a través de Firewalls, Redes Privadas Virtuales, VPNs, etc. También se habían encargado de redundar todos los equipos y electrónica de red, establecer vías de entrada alternativas frente a problemas de conexión... habían hecho bien su trabajo.
• Porque algunos grupos de trabajo ya estaban acostumbrados a trabajar en ubicaciones distintas: hace dos años formamos a nuestra gente en metodologías ágiles (SCRUM, KANBAN, etc.), y muchos en el área de desarrollo ya estaban acostumbrados a trabajar en equipos distribuidos utilizando herramientas como Slack, etc. Para ellos, el trabajar desde casa no ha supuesto un cambio traumático. 
• Porque teníamos la posibilidad de encender los equipos de manera remota: gracias a un proyecto realizado en los últimos años para la gestión remota de los PCs de escritorio, hemos podido encender los equipos de aquellos trabajadores que estaban apagados, sin necesidad de desplazarnos físicamente a sus ubicaciones.

¿Cómo hemos podido realizar la votación telemática?

• Porque ya teníamos habilitado el mecanismo: aunque nunca se había hecho de forma generalizada, desde hace años permitíamos el voto telemático de ciertos Senadores/as en situaciones excepcionales (bajas por maternidad, etc.). El voto telemático ya estaba definido tanto jurídica como técnicamente.
• Porque el sistema estaba bien dimensionado: cuando se desarrolló el voto telemático, aunque inicialmente se hizo para situaciones muy excepcionales, se dimensionó perfectamente para permitir una votación masiva.
• Porque reaccionamos de forma ágil: desde el momento en que supimos que se estaba planteando la posibilidad de habilitar el voto telemático para todos los Senadores/as nos pusimos a implementar los pequeños cambios técnicos en las aplicaciones que eran necesarios para permitirlo.

¿Cómo hemos podido habilitar un registro parlamentario telemático en 8 horas?

• Porque tenemos un portafirmas electrónico: llevamos años implantando la firma electrónica en la organización, y su uso ahora es generalizado. En su día definimos e implementamos una política de firma que nos permitía realizar firmas en distintas circunstancias, como la que hemos utilizado para firmar los escritos que se presentan telemáticamente en el registro.
• Porque tenemos un MDM: La herramienta de gestión de dispositivos móviles nos ha permitido enviar a todos los dispositivos de los Senadores/as las aplicaciones necesarias para poder hacer la firma electrónica.
• Porque escribimos manuales “como churros”: llevamos años documentando los procesos internos de la Dirección TIC. Tenemos una WIKI donde compartimos el conocimiento y documentamos la mayoría de los procesos. Personalmente habré escrito más de cincuenta manuales en los últimos tres años, lo que me ha permitido escribir el del registro telemático parlamentario en tiempo récord.

En general, ¿cómo hemos podido reaccionar tan rápido?

• Porque hemos promovido la comunicación horizontal: en los últimos años hemos promovido la comunicación horizontal dentro de la Dirección TIC, evitando respetar demasiado rigurosamente las jerarquías, para agilizar la comunicación y los procesos de toma de decisión. Eso nos ha permitido reaccionar de forma ágil a los acontecimientos.
• Porque la gente sabe lo que hacen los demás: llevamos dos años realizando charlas internas dentro de la Dirección TIC (llamada “píldoras formativas”) en la que algunos equipos comparten con el resto de la Dirección información acerca de su trabajo. Esta difusión horizontal de la información, junto con la WIKI, han hecho que la gente tenga conocimiento de lo que hacen sus compañeros de otros departamentos, se cree equipo y se empatice más. La gente tiene una visión más horizontal del trabajo de la Dirección (estamos luchando contra el modelo de silos o verticales estancos).
• Porque tenemos muchos procesos documentados: gracias a que tenemos muchos procesos documentados, estos días de infarto he podido delegar tareas en personas que no las habían hecho nunca, pero que estaban documentadas (por ejemplo, la emisión de certificados digitales, el despliegue del portafirmas en los dispositivos móviles, etc.).
• Porque tenemos un equipo de profesionales espectacular: he dejado lo más importante para el final. Dicen que en los momentos difíciles es cuando verdaderamente se conoce a las personas, y en estos últimos días creo que he conocido un poquito mejor a muchos de mis compañeros, esos “Espartanos” anónimos que han tirado del carro de la institución. Quiero desde aquí trasmitir mi profundo agradecimiento al equipazo de la Dirección TIC del Senado, sois unas personas con una calidad humana enorme y una profesionalidad a la altura de las circunstancias.

Por último, he de reconocer que a lo largos de estos días he llorado de emoción en varias ocasiones… al ver la reacción de la gente dejándose la piel para que el trabajo saliese adelante, para que los órganos del Senado pudiesen reunirse incluso a costa de poner en riesgo su salud… eso me ha emocionado mucho. También me he divertido. A pesar de las prisas, el trabajo incesable y el estrés acumulado… soy un poco masoca en ese sentido. Me ha encantado ver cómo éramos capaces de ir resolviendo todos los problemas que han surgido para dar solución a las necesidades, de forma ágil, profesional, proactiva y coordinada. Al fin y al cabo, la tecnología no es más que una forma de ayudar a los demás.